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Les règles d’or pour une formation au TOP !

La formation est le premier pied à l’étrier pour les futurs contributeurs et administrateurs fonctionnels du portail. Il faut donc mettre tout en œuvre pour que la formation soit une réussite !

Voici les 20 supers conseils pour une formation au TOP !

EN AMONT DE LA FORMATION

Une formation au top nécessite une bonne préparation aussi bien côté client que côté formateur.

I. Côté client : une bonne communication, la clé du succès

1. Informer les personnes formées sur leur rôle au sein du portail (contributeur ou administrateur fonctionnel).
2. Planifier les formations en fonction du rôle de chacun (tous les contributeurs d’un même type d’espace ensemble par exemple).
3. Avoir de petits groupes de personnes pour les formations, s’ils sont trop nombreux ils risquent de ne pas oser poser des questions ou d’être dissipés. Notre recommandation : pas plus de 6-7 personnes.
4. Vérifier que toutes les personnes ont bien accepté la formation dans leur agenda afin d’informer le ou les formateurs des changements possibles.
5. Demander à chaque personne formée de ramener du contenu pour la formation (image, texte, liens utiles).

II. Côté formateur : les cas pratiques au centre de la formation

1. Valider avec le client la partie purement pratique :
– La date / le lieu / les horaires / le nombre de formateurs présents (dans l’idéal 2 formateurs),
– Le matériel nécessaire à la formation (rétro projecteur / un poste par personne formée / une connexion internet),
– Le nom et le rôle des personnes formées pour intégrer leur nom dans le portail.
2. Créer des supports de formation interactifs en fonction des groupes choisis par le client (un contributeur n’aura pas les mêmes actions à faire qu’un administrateur !)
– Beaucoup de cas pratiques en lien avec le rôle des personnes formées (elles seront plus à même de se projeter dans le portail).
– Un déroulé fluide entre les actions (un petit entrainement en interne peut être intéressant pour vérifier que les actions sont bien logiques).
– Peu de parties purement théoriques pour éviter de perdre l’attention des personnes formées.
3. Envoyer les supports de formation et le questionnaire de satisfaction au client 2 semaines avant les formations afin de bien les valider en amont et de rassurer le client quant au déroulement des formations.
4. Donner les droits adéquats aux personnes formées en fonction de leur rôle au sein du portail de recette.

 

PENDANT LA FORMATION

III. Côté client : une petite piqûre de rappel ne fait jamais de mal

1. Vérifier que la salle est prête pour la formation (ordinateurs / rétro projecteur / connexion internet).
2. Intervenir en début de session de formation. Les meilleures formations sont toujours celles où le chef de projet fait une petite introduction afin de rappeler les objectifs de la formation et le rôle du ou des formateurs.
3. Venir pendant la formation afin de voir si celle-ci se déroule bien.

IV. Côté formateur : l’assertivité pour une formation conviviale et constructive

1. Se présenter 15 minutes avant la formation afin de s’installer dans la salle.
2. Toujours être à l’écoute des personnes formées sans pour autant se laisser submerger par les questions.
3. Toujours veiller à ce que les personnes suivent les actions (il ne faut pas en perdre une seule !).
4. Prendre des notes sur les suggestions des personnes formées pour en informer le client en fin de session.

A LA FIN DE LA FORMATION

V. L’importance des retours des personnes formées !

1. Envoyer le questionnaire de satisfaction aux personnes formées via Forms. Il faut prévoir quelques minutes à la fin de la session de formation pendant lesquelles les personnes formées remplissent le questionnaire et l’envoient aux formateurs.
2. Envoyer le guide utilisateur aux personnes formées.
3. Envoyer le lien du portail de production afin que les personnes formées puissent insérer du contenu réel.
4. Faire un point avec le client sur la formation afin de lui donner les principaux résultats du questionnaire de satisfaction et l’informer des demandes fonctionnelles émises par les personnes formées afin de voir leur faisabilité.

Voilà ! Avec ça, vous êtes équipés pour être au top lors de vos formations !!

 

Article rédigé par Raphaëlle Provost – Consultante Digitale Office 365