Digital Workplace accélérateur de transition

Digital Workplace : accélérateur de transition vers les nouveaux usages

Le contexte digital des entreprises est amené à évoluer en même temps que l’évolution des usages et équipements personnels. 

L’hybridation fait partie des changements majeurs en termes de collaboration et de sécurité. Cela implique également une transformation d’ordre relationnel : management plus transversal, des frontières vie professionnelle / vie personnelle relativement floues…  

Selon les derniers chiffres publiés, plus d’un tiers des actifs français (Baromètre du numérique CREDOC) amènent un équipement personnel sur leur lieu de travail pour l’utiliser lors de leurs missions professionnelles.

Toutes ces problématiques poussent l’Entreprise à mettre en place des chantiers de transformation pour garantir plus d’agilité dans les process et les flux d’informations. 

Principaux enjeux 

Le rôle des directions, porteuses de projets de transformation, est de proposer un environnement de travail évolutif tout en favorisant la performance des collaborateurs, en répondant à leurs attentes et frustrations. Ces attentes peuvent varier d’une entreprise à une autre en fonction de sa culture interne et de la criticité de son activité.  

Meilleure est l’analyse des besoins et des retours d’expérience utilisateur, meilleur sera l’engagement des collaborateurs. L’intérêt étant que le collaborateur se projette, se sente consulté et impliqué dans une nouvelle démarche qui fasse évoluer ses habitudes de travail.  

L’équipe projet devra communiquer sur le programme de transformation auprès des collaborateurs en avance de phase en leur donnant des objectifs précis. 

Avoir une vision réfractaire aux nouvelles technologies et aux nouveaux usages du digital, en bridant tous types d’accès sous couvert de sécurité absolue, est contre-productif et participe à la frustration des collaborateurs. Une remise en question sur les méthodes de travail au sein de l’organisation est nécessaire. Chaque collaborateur pourra ainsi comprendre l’intérêt, les axes d’amélioration et la nécessité de ce projet de transformation.  

Doter les salariés d’outils numériques utiles et s’inscrivant dans leur quotidien, est une première étape. Il est également important de véhiculer un sentiment de confiance. L’implication anticipée du collaborateur garantira une adoption progressive en mode « Expérimenter et s’exercer pour mieux comprendre ». Un dispositif qui suppose des managers sensibilisés et un réseau d’ambassadeurs (ré)formés et accompagnés pour promouvoir la démarche sur le terrain. 

Accompagner les managers dans leur rôle de chef d’orchestre 

Le Manager a pour défi de sans cesse challenger et motiver son équipe. Présenter les nouvelles solutions collaboratives comme un accélérateur du changement de façon à résoudre les frustrations du quotidien. 

La conception et la mise en place des solutions collaboratives (Intranets collaboratifs, …) peuvent effectivement être optimisées en se donnant les moyens technico-fonctionnels et les ressources adéquates.  

L’adoption des solutions collaboratives, quant à elle, se prépare en mobilisant un groupe de collaborateurs dans la phase de conception ainsi que dans la phase de prise en main.  

Des sessions de sensibilisation aux nouveaux usages sont alors organisées mettant en scène des scénarios de prise en main spécialement conçus pour que le manager puisse se projeter dans une utilisation au quotidien de ces nouveaux outils, pour lui et pour ses équipes.  

Communiquer, Partager et Diffuser : Des réflexes qui s’acquièrent 

L’idée de ressortir « Expert absolu » à l’issue d’une session de sensibilisation ou d’une formation n’a pas de sens en soi. On ne se forme pas à nager avec des tutoriels.  

Apprendre à nager se résume à plonger pour acquérir des réflexes sensoriels qui vont nous maintenir dans une position d’équilibre constant. Nous nous exerçons dans des situations réelles qui nous permettent alors d’acquérir ces mécanismes dont on devine implicitement l’intérêt. Ainsi la « maîtrise » va dépendre de notre niveau de pratique. 

Les formations où l’on présente des dizaines de fonctionnalités sans exemple avec des exercices génériques intéressent peu les collaborateurs. Ils souhaitent plutôt approfondir leurs connaissances et trouver des réponses à l’utilisation au quotidien.  

Il est important de privilégier les sessions personnalisées et contextualisées selon les besoins remontés par les collaborateurs. 

Orienter les usages sans les imposer 

L’idée des sessions d’accompagnement personnalisées est d’orienter le collaborateur vers LA solution la plus adéquate pour son usage. En effet, les solutions collaboratives peuvent couvrir un large panel d’usages et de fonctionnalités mais couvrent rarement à 100 % le scénario d’usage imaginé par le collaborateur. 

Les managers et responsables éditoriaux imposent souvent un plan de contenu éditorial qui doit être suivi à la lettre par les collaborateurs notamment lors des phases de lancement d’intranet et de Digital Workplace.  

Donner l’illusion qu’il y a du contenu dans votre portail n’est pas une solution pérenne. Le collaborateur est bridé dans sa créativité et l’adoption s’essoufflera rapidement.  

Il est préférable de proposer quelques critères éditoriaux pour donner un fil rouge au collaborateur-contributeur qui aura alors une vraie autonomie pour exploiter pleinement la solution dans le cadre fixé lors de la conception. Cette confiance permet au collaborateur de s’approprier l’outil et très rapidement publier du contenu pertinent et diffuser aux bonnes personnes au bon moment. 

Tout est une histoire de projection et d’agilité. Avec un accompagnement approprié, le manager pourra être capable d’adopter de nouvelles méthodes de travail, plus agiles, plus flexibles et transmettra les bonnes pratiques à ses équipes. 

 Article rédigé par Adel Badri – Consultant Digital Senior