Dans un monde où l’information connait une croissance exponentielle, où les données circulent à forte vélocité, certaines entreprises peinent à saisir les enjeux de cette nouvelle dynamique qui demandent une flexibilité sans précédent. De ce fait, les collaborateurs au sein de l’entreprise, sont privés d’outils en adéquation avec les contraintes d’agilité du monde actuel.
Là où dans la vie privée la recherche d’information est quasi instantanée, un collaborateur passe en moyenne 20% de son temps à rechercher de l’information interne nécessaire à la réalisation de ses fonctions (Etude McKinsey, 2016).
Pour renverser la tendance, les entreprises s’orientent vers des solutions collaboratives et mettent en place des projets de déploiement associés. L’objectif premier de ces projets est d’offrir une expérience de travail agile, moderne et intuitive à des collaborateurs qui ont goûté à la révolution de l’écosystème des applications mobiles.
Dans ce type de projet, il est impératif d’avoir à disposition les bonnes pratiques de déploiement de solutions collaboratives afin de mieux appréhender la problématique du ROI. En effet bien appréhender le ROI est crucial pour de tels projets, qui représentent un coût non négligeable avec une multitude de chantiers à la clé : cadrage technique, déploiement, migration, formation, décommissionnement, …
Bien que certains gains soient immédiatement perceptibles, comme la réduction des coûts en termes d’infrastructures dans le cas, par exemple, d’un décommissionnement d’infrastructures « on premise » pour une orientation vers un environnement « full cloud » ou « hybride », il existe aussi des gains plus difficilement quantifiables :
- Moins de perte de temps à rechercher une information
- Coédition sur les documents afin de réduire les allers/retours par mails
- Réunions optimisées avec des outils de vidéo-conférence
- Un meilleur engagement de vos collaborateurs
- Impact sur la productivité et le bien-être au travail
Sur de tels projets, avec de forts enjeux humains, Il y existe des approches autres que le simple raisonnement ROI comme indicateur exclusivement financier.
N’oublions pas la motivation première de ces projets abordée en introduction : offrir une expérience de travail agile, moderne et intuitive à des collaborateurs qui ont goûté à la révolution digitale.
La motivation première de ces projets n’est pas les coûts (du moins pas uniquement), mais répondre à des difficultés, frustrations induites par une entreprise qui n’offre pas un environnement de travail moderne et en phase avec l’évolution des technologies. L’offre d’un environnement de travail moderne peut avoir un impact positif sur la perception de votre marque employeur auprès de vos collaborateurs, pouvant optimiser l’attractivité et réduire au passage votre turn over.
En général, ces projets s’inscrivent dans une stratégie de transformation des méthodes de travail et de l’environnement digital des collaborateurs.
Dans ce contexte, il est primordial de se concentrer sur l’adoption de cette plateforme par les collaborateurs afin de maximiser l’impact positif au sein de l’entreprise.
Un certain nombre de bonnes pratiques sont à suivre afin de maximiser l’adoption des nouveaux services digitaux :
- Rattacher les nouveaux services collaboratifs à des cas d’usages pragmatiques dans lesquels les collaborateurs s’identifieront. Le but est d’apporter des solutions aux problèmes de vos collaborateurs. Idée d’indicateur : réaliser un comparatif avant/après du taux de satisfaction de vos collaborateurs par rapport à des scenarii d’usages bien identifiés, …
- Coupler une stratégie d’accompagnement au changement à votre stratégie de déploiement.Ces deux points ne peuvent être décorrélés. Les collaborateurs ne doivent pas subir le déploiement. Ce dernier doit aller au rythme des utilisateurs en fonction de leur appétence et de leur maturité digitale. C’est là que l’accompagnement entre en jeu avec un plan de communication, formation, support et accompagnement humain. Idées d’indicateurs : Réaliser un comparatif avant/après du taux de satisfaction de vos collaborateurs par rapport à des scénario d’usages bien identifiés, Mesurer le taux d’adoption des différents services de votre plateforme collaborative par le biais de rapports trimestriels, Mesurer le taux de satisfaction des collaborateurs autour de la qualité du déploiement, …
- S’appuyer sur des solutions tierces comme Powell 365 pour maximiser l’adoption. Par exemple, dans le cas d’Office 365, l’écosystème peut effrayer les utilisateurs avec sa pléthore de services, dont certains offrent plus ou moins lesmêmes fonctionnalités. Les utilisateurs peuvent alors se sentir perdus au milieu de tous ces services. La mise en place de portail collaboratif permet aux collaborateurs de bénéficier des nouveautés et des fonctionnalités d’Office 365 au sein d’un emplacement unique sans avoir à basculer d’un service à l’autre. Idées d’indicateur : Mesurer le taux d’adoption des nouveaux services par le biais de sondages trimestriels, …
- Sensibiliser le management.La mise en place de solutions collaboratives implique nécessairement une évolution des méthodes de travail au sein de l’entreprise. Les managers ont un rôle essentiel à jouer et doivent être des vecteurs de cette transformation (Digital Workplace : accélérateur de transition vers les nouveaux usages, Adel Badri). Des sessions de sensibilisation aux nouveaux usages sont alors organisées mettant en scène des scénarios de prise en main spécialement conçus pour que le manager puisse se projeter dans une utilisation au quotidien de ces nouveaux outils, pour lui et pour ses équipes.
- Mettre en avant les solutions de vidéo-conférence afin de limiter les déplacements. Idées d’indicateur : Comparer une année de frais comptables liées aux déplacements professionnels à une année post déploiement, …
- Moderniser l’image de l’entreprise en profitant des nouveaux outils pour assoir une marque employeur moderne. Idées d’indicateurs : Mesurer la satisfaction des collaborateurs par rapport lieu de travail, Mesurer l’évolution du turnover avant/après le déploiement, Mesurer l’évolution de la cooptation avant/après le déploiement, …
En synthèse, il est impératif de bien définir ses objectifs stratégiques en termes de digitalisation ainsi que l’impact attendu pour mettre en place la bonne stratégie de déploiement et ainsi garantir le succès du projet en termes d’adoption utilisateurs et de ROI.
Ecrit par Kévin Anandout